Ważne jest, aby udokumentować dyscyplinę pracowników na piśmie. Korzystanie z przykładowej notatki dyscyplinarnej dla pracownika do napisania własnej notatki może pomóc w znalezieniu słów, aby powiedzieć to, co należy powiedzieć w sposób profesjonalny i jasny. Jednak korzystając z szablonu notatki dyscyplinarnej, upewnij się, że gotowy dokument jest zgodny z zasadami Twojej firmy i jest zgodny ze standardowym formatem notatki biznesowej .
Przykładowa notatka dyscyplinarna dla pracownika
Jeśli chcesz napisać notatkę dyscyplinarną, rozważ użycie poniższego przykładowego dokumentu jako przewodnika. Oczywiście będzie trzeba go edytować, aby spełnić Twoje potrzeby w oparciu o konkretną sytuację, z którą masz do czynienia, ale stanowi dobry punkt wyjścia. Kliknij obraz, aby otworzyć szablon PDF do wydrukowania w osobnym oknie i zapisać go na dysku twardym. Podaj odpowiednie informacje, aby zapisać zmiany, a otrzymasz pierwszą wersję roboczą notatki. Jeśli masz jakiekolwiek problemy z pracą z dokumentem, zobacz toprzewodnik po materiałach do druku firmy Adobe.
Powiązane artykuły- Szablon Curriculum Vitae
- Układ notatek
- Podstawowe artykuły biurowe dla biznesu
Kliknij, aby pobrać przykładową notatkę dyscyplinarną.
Dyscyplinarne cele notatki
Notatka dyscyplinarna służy więcej niż jednemu celowi. Po pierwsze, dokumentuje ostrzeżenie dotyczące słabych wyników lub niedopuszczalnego zachowania ze strony konkretnego pracownika. Po drugie, dokumentuje próby rozwiązania problemu przez pracodawcę i wszystkie podjęte kroki. Po trzecie, dokumentuje konsekwencje i/lub dyscyplinę, które należy podjąć w wyniku zachowania. Notatka dyscyplinarna może również zawierać wnioskowanie o przyszłych konsekwencjach, takich jak utrata pracy, jeśli problem nie zostanie rozwiązany.
Wskazówki dotyczące pisania
Znalezienie odpowiednich słów na notatkę dyscyplinarną dla pracownika może być trudne, zwłaszcza jeśli jesteś osobą, która lubi unikać konfrontacji. Aby pomóc Ci zacząć, sporządź listę problematycznych zachowań lub aspektów wykonywania pracy przez pracownika, którymi należy się zająć. Ta lista może pomóc w skupieniu się na notatce i oferuje pomysły na jasne zdefiniowanie wykroczenia, a także reakcję Twojej firmy. Upewnij się, że zachowujesz profesjonalny ton w całej notatce i że skupiasz się na konkretnych problemach i związanych z nimi konsekwencjach.
Możesz poprosić swojego radcę prawnego o pomoc w napisaniu dokumentu lub przynajmniej zapoznanie się z treścią, zanim przekażesz notatkę pracownikowi, który podlega karze. Może to pomóc w zapewnieniu, że w notatce nie ma niefortunnego sformułowania, które mogłoby prowadzić do problemów, których można by uniknąć, gdyby sytuacja doprowadziła do rozwiązania stosunku pracy w przyszłości.
rozbierane gry karciane dla dwóch graczy
Przykładowy formularz dyscyplinarny/doradczy
W niektórych sytuacjach korzystne może okazać się skorzystanie z raportu dyscyplinarnego/doradczego zamiast lub oprócz notatki dyscyplinarnej. Jest to formularz do wypełnienia, który zapewnia uporządkowany sposób dokumentowania określonych zachowań związanych z problemami i wyszczególniania działań, które należy podjąć, aby rozwiązać problemy. Korzystanie z tego typu formularza zapewnia spójne ramy do wykorzystania podczas komunikowania się z pracownikami we wszystkich rodzajach problemów dyscyplinarnych, w tym zarówno związanych z wydajnością, jak i problemami behawioralnymi. Jest często używany podczas początkowych rozmów na temat problemów dyscyplinarnych i jest uzupełniany notatką, gdy problem utrzymuje się lub nasila do punktu, w którym konieczne jest podjęcie dalszych działań.
Szablon formularza dyscyplinarnego/doradczego
Jeśli chciałbyś mieć standardowy formularz, który można wykorzystać do dokumentowania rozmów dyscyplinarnych i/lub doradczych z pracownikami, poniższy szablon jest doskonałym punktem wyjścia. Podobnie jak w przypadku notatki, kliknij obraz, aby pobrać edytowalny dokument PDF. Zapisz go i dostosuj do swoich celów, używając go jako formularza do wypełnienia za każdym razem, gdy potrzebujesz dokumentacji do rozmowy z pracownikiem dotyczącej dyscypliny lub doradztwa.
Kliknij, aby pobrać formularz dyscyplinarny/doradczy.
Przykładowy plan poprawy wydajności
Jeśli procedury Twojej firmy obejmują wdrożenie formalnego planu poprawy, a wstępne doradztwo nie rozwiąże sytuacji, możesz również potrzebować standardowego planu poprawy wydajności (PIP). Jeśli tak, użyj tego szablonu planu poprawy wydajności jako punktu wyjścia do tworzenia standardowego formularza PIP do wykorzystania w takich sytuacjach.
Uwagi dotyczące pisania formularzy dyscyplinarnych
Nawet jeśli w formularzu jest mniej pisania niż w notatce, nadal musisz podać szczegółowe informacje na temat zachowania problemowego i działań, które należy podjąć. Podobnie jak w przypadku notatki, musisz w sposób profesjonalny i obiektywny komunikować problemy i oczekiwane rezultaty.
W sytuacjach, w których przełożeni wypełniają te dokumenty, dobrze jest, aby przed komunikacją z pracownikami zostały one przejrzane przez specjalistę HR firmy. Wskazane może być również sprawdzenie ostatecznej wersji formularza przez radcę prawnego, zwłaszcza w przypadku poważnych naruszeń lub problemów. W niektórych sytuacjach dobrym pomysłem może być również zwrócenie się do prawnika zajmującego się prawem pracy na sprawdzenie wypełnionych formularzy przed udostępnieniem ich pracownikom.
Dostarcz zawiadomienia dyscyplinarne ręcznie
W przypadku formalnej komunikacji związanej z dyscypliną pracowniczą najlepiej jest dostarczyć dokumentację ręcznie bezpośrednio do odbiorcy. Uniemożliwi to pracownikowi stwierdzenie, że nigdy go nie otrzymał i zapewni możliwość omówienia sytuacji w momencie dostarczenia notatki lub formularza. Dobrze jest poprosić pracownika o podpisanie potwierdzenia otrzymania nakazu dyscyplinarnego. Potwierdzenie to należy umieścić w aktach osobowych pracownika.
Wartość dokumentacji
Ważne jest, aby dokumentować każdy krok w procesie dyscyplinarnym. Szczegóły mogą zostać zniekształcone lub zapomniane, gdy nagany są udzielane tylko ustnie. Zapisz to na piśmie i zachowaj dokumenty do wykorzystania w przyszłości. Jeśli pracownik zostanie ostatecznie zwolniony, ponieważ nie zważał na ostrzeżenie i nie poprawił wyników ani nie zmienił swojego negatywnego zachowania, dobrze napisana dokumentacja odzwierciedla autentyczną próbę pomocy pracodawcy, aby pomóc pracownikowi się poprawić, i określa konsekwencje, jeśli nie nie.
Jeśli zwolniony pracownik postanawia zatrudnić prawnika i twierdzi, że był w jakiś sposób dyskryminowany, dokumentacja dyscyplinarna dostarcza twardych dowodów na to, że pracownik otrzymał wystarczające ostrzeżenia i szanse na zmianę oraz że znał możliwe konsekwencje, jeśli jego wydajność nie poprawiła się. W sprawach, które kończą się w sądzie, dokumentacja wyjaśnia, jakie procedury zostały podjęte, ile razy pracownik był ostrzegany oraz że wiedział, że grozi mu utrata pracy, jeśli problem nie zostanie rozwiązany poprzez zmianę jego działań .
