Może być trudno wiedzieć, od czego zacząć, gdy musisz napisać list dotyczący zgodności. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy musisz powiadomić kogoś, że nie spełnia wymagań, czy sam musisz odpowiedzieć na otrzymanie takiego powiadomienia. Skorzystaj z podanych tutaj przykładowych listów, aby pomóc Ci rozpocząć pisanie własnego listu.
Dwa rodzaje listów zgodności
Wybierz przykładową literę odpowiadającą rodzajowi sytuacji, z którą masz do czynienia, klikając odpowiedni obraz. List otworzy się jako w pełni konfigurowalny dokument PDF. Przejrzyj toprzewodnik po materiałach do drukujeśli potrzebujesz pomocy. Gdy wybrany plik jest otwarty, możesz edytować tekst, klikając w dowolnym miejscu podświetlonego obszaru. Użyj paska narzędzi lub poleceń menu „Plik”, aby zapisać i/lub wydrukować, gdy będziesz gotowy.
Powiązane artykuły- List zawiadamiający o niezgodności
- Jak zakończyć listy biznesowe odpowiednimi zamknięciami?
- Przykładowe listy o odrzuceniu
Powiadomienie o naruszeniu zgodności
Użyj tej wersji, jeśli chcesz powiadomić kogoś, że nie spełnia jednego lub więcej wymagań, takich jak warunki umowy członkowskiej lub inne zobowiązania umowne.
Pismo o naruszeniu zgodności
Podczas redagowania pisma jasno określ rodzaj naruszenia zgodności, które Twoim zdaniem popełniła dana osoba, podaj szczegóły dotyczące jej zobowiązań dotyczących zgodności i wskaż, jakie kroki należy podjąć, aby zaradzić tej sytuacji.
Odpowiedź na powiadomienie o niezgodności
Użyj tej wersji, jeśli otrzymałeś powiadomienie, że możesz nie spełniać obowiązujących wymagań i musisz odpowiednio zareagować.
Odpowiedź na zgłoszenie niezgodności
Po otrzymaniu powiadomienia o naruszeniu zgodności należy dokładnie przejrzeć wymagania, które mają zastosowanie, aby ustalić, czy nie przestrzegasz zgodności. Jeśli tak, potwierdź to w swoim liście i określ, co zrobiłeś (lub zrobisz), aby naprawić sytuację. Jeśli nie uważasz, że doszło do naruszenia zgodności, poinformuj o tym i potwierdź swoje twierdzenie faktami.
Właściwa komunikacja
Pamiętaj, że tego typu list jest formalnym dokumentem biznesowym. Niezależnie od tego, jaki rodzaj listu zgodności piszesz, ważne jest, aby używać profesjonalnego i uprzejmego tonu. List powinien być dobrze napisany, używając języka, który jasno przekazuje punkt(y) autora. Twoim celem powinno być naprawienie sytuacji w sposób polubowny, który jest satysfakcjonujący dla wszystkich stron, a nie generowanie złej woli lub niszczenie relacji.
