Potrzebujesz napisać wezwanie do zapłaty? Chociaż kontaktowanie się z klientami i proszenie ich o zapłacenie zaległych rachunków jest nieprzyjemne, to jest to coś, co z pewnością muszą od czasu do czasu robić osoby będące właścicielami i zarządzającymi firmami. Aby skorzystać z dostarczonego tutaj szablonu listu, po prostu kliknij na obrazek poniżej. Dokument zostanie otwarty jako plik PDF, który można następnie edytować, zapisywać i drukować w razie potrzeby. Użyj tegoprzewodnik po materiałach do druku firmy Adobejeśli potrzebujesz pomocy w korzystaniu z tego dokumentu.
Prośba o wypłatę salda
Użyj tego szablonu, jeśli chcesz napisać pismo z prośbą o spłatę zaległego salda.
Powiązane artykuły- Japońska kultura biznesu
- Wirusowe produkty marketingowe
- Podstawowe artykuły biurowe dla biznesu
List do Klienta z prośbą o zaliczkę
Skorzystaj z tego szablonu w sytuacji, gdy klient zawarł z Tobą umowę na dostarczanie produktów lub usług, za które wymagana jest przedpłata.
Prośba o potwierdzenie płatności for
Użyj tego przykładowego listu jako punktu wyjścia do żądania zwolnienia płatności, która jest wstrzymana wdepozytdo czasu zakończenia transakcji.
Wskazówki dotyczące pisania listu z prośbą o płatność
Chociaż powinieneś dostosować informacje w szablonie do swojej sytuacji, ważne jest, aby użyć odpowiedniego tonu i upewnić się, że dokument jest profesjonalnie sformatowany.
Użyj odpowiedniego tonu
Wysyłając list do klienta lub klienta z żądaniem zapłaty, ważne jest, aby przekazać swój punkt widzenia tak wyraźnie, jak to możliwe, zachowując pozytywny, profesjonalny ton. Nie wysyłaj pierwszego ani drugiego żądania, które jest tak negatywne, że klient czuje się zaatakowany. Jeśli ton jest zbyt ostry, klient może uznać, że nie ma sensu próbować kontynuować relacji z Twoją firmą. Kiedy tak się dzieje, istnieje ryzyko, że klient zdecyduje się nie płacić rachunku, ponieważ nie zależy mu na utrzymaniu relacji.
Użyj profesjonalnego formatowania
Użyj nagłówka firmowego i standardowego formatu listu firmowego, jeśli wysyłasz list z żądaniem zapłaty pocztą lub faksem. W zależności od procedur korespondencyjnych Twojej firmy może być również dopuszczalne przesłanie listu za pośrednictweme-mail. Jeśli tak, lepiej dołączyć list do treści wiadomości e-mail, a nie jako plik załącznika. Nie jest konieczne tworzenie szablonu nagłówka dla wiadomości e-mail, ale należy zamknąć komunikację za pomocą oficjalnego podpisu e-mail firmy.
Kontynuowanie
Jeśli wyślesz list z prośbą o płatność na przeterminowane konto i nie otrzymasz odpowiedzi od odbiorcy w ciągu 30 dni, rozważ wykonanie kolejnego telefonu. Podobnie jak w przypadku listu, należy zachować pozytywny ton. Spróbuj porozmawiać bezpośrednio z osobą odpowiedzialną za opłacenie rachunku i potwierdzić odbiór listu. Jeśli jesteś w stanie porozmawiać ze stroną odpowiedzialną, zaproponuj:przetwarzać płatność kartą kredytowątelefonicznie lub online. Jeśli nie, zapytaj, kiedy możesz spodziewać się otrzymania płatności. Zanotuj datę i skonsultuj się zpismo o opóźnionej płatności.
Dodatkowe działania do zbierania
Jeśli płatność nie zostanie odebrana zgodnie z ustaleniami, konieczne będzie przeniesienie konta do następnego kroku w firmowej procedurze zarządzania zaległymi kontami. Jeśli rachunek nie zostanie zapłacony przez dłuższy czas, ton przyszłych listów windykacyjnych będzie musiał być bardziej stanowczy, aw razie potrzeby ostatecznie przekazany agencji windykacyjnej. Chociaż z pewnością istnieją okoliczności, w których należy podjąć ostateczne działania windykacyjne, nie jest to wskazane, dopóki nie wykorzystasz wszystkich możliwych sposobów polubownego rozwiązania opóźnionej płatności. Dopóki nie będziesz gotowy do wysłania konta do windykacji lub podjęcia kroków prawnych, nie wspominaj o takich działaniach w korespondencji z wezwaniami do zapłaty z osobami lub firmami, których rachunki są przeterminowane.
