Jak napisać list formalny

Przez całe życie większość ludzi będzie musiała pisać formalne listy na różne okazje. Przyjęty format listu formalnego, czasami nazywanego listem biznesowym, jest precyzyjny i musi być przestrzegany, aby traktować go poważnie.

Jak korzystać z przykładowego listu formalnego

Pobierz ten formalny list do edycji.

Aby użyć przykładowej litery, kliknij na obrazek. W tym momencie możesz pobrać go na swój komputer, aby użyć go później lub edytować, aby dopasować go do swoich potrzeb, a następnie zapisać i pobrać. Aby pobrać list, kliknij na obrazek, a otworzy się on w nowym oknie. Następnie kliknij ikonę pobierania, aby zapisać ją na swoim komputerze.

Powiązane artykuły

Jak prawidłowo zaadresować list do rodziny
Przykładowe listy z zapytaniami
Jak napisać list biznesowy

Aby edytować list przed pobraniem:

Kliknij na obrazek.
Kliknij obszar, który chcesz edytować i zaznacz tam tekst.
Zmień tekst zgodnie z potrzebami.

Jeśli potrzebujesz pomocy w pobraniu materiału do druku, toprzewodnikmoże być użytecznym zasobem.

Wiedza o tym, co pisać i jak napisać formalny list, to niewątpliwie umiejętność, z której będziesz korzystać wielokrotnie przez całe życie zawodowe. Przestrzeganie odpowiedniego formatu jest tak samo ważne, jak to, co piszesz, jeśli chodzi o formalne listy.

Krok 1: Zbierz informacje

Aby napisać list, będziesz potrzebować informacji o sobie i osobie, do której piszesz. Będziesz musiał podać swój adres i wszelkie informacje o Tobie, które wspierają cel listu.

Potrzebne informacje o odbiorcy listu obejmują:

Pełne imię i nazwisko
Tytuł (dr, wielebny, pani)
Nazwa firmy lub organizacji
Adres pocztowy

Wysyłając formalne pismo, najlepiej jest zaadresować go do konkretnej osoby. Jeśli nie masz pewności, do kogo skierować swój list, możesz sprawdzić stronę internetową firmy lub zadzwonić bezpośrednio. Jeśli nie znasz tytułu osoby lub nie masz pewności, czy jest to mężczyzna, czy kobieta, możesz po prostu użyć pełnego imienia i nazwiska tej osoby.

Przechowuj wszystkie te informacje w jednym miejscu, gdzie możesz je łatwo znaleźć podczas pisania listu. Ułatwi to rzeczywisty proces pisania listów.

Krok 2: Formatowanie

Istnieje ogólnie przyjęty standardowy format listów formalnych. Trzymaj się tego formatu, a będziesz sprawiał wrażenie, że szanujesz formalność sytuacji i włożyłeś wysiłek w badanie formatowania. Laboratorium pisania online Purdue oferuje szczegółowe wskazówki dotyczące formatowania pisma formalnego:

Czcionka 12-punktowa
Czcionka Times New Roman
Odstęp między wierszami
Marginesy 1,5 cala
Format blokowy
Wyrównanie do lewej
Daty zapisane jak w tym przykładzie: 14 marca 1999 (z podanym miesiącem i rokiem zawierającym cztery cyfry)

Krok 3: Nagłówek

Nagłówek zawiera Twój adres i datę; nie umieszczasz swojego imienia i nazwiska w nagłówku. Dopuszczalne jest umieszczenie w nagłówku adresu e-mail i numeru telefonu, ale nie jest to wymagane. Nagłówek umieszczany jest w lewym górnym rogu dokumentu w formacie blokowym, co oznacza, że każdy wiersz zaczyna się bezpośrednio pod ostatnim.

Jeśli podasz adres e-mail, upewnij się, że jest profesjonalny. Adres e-mail taki jak catsRcute@wahoo.com będzie wyglądał na niedojrzały i nieprofesjonalny. Jeśli to możliwe, utwórz adres e-mail, który używa wyłącznie Twojego imienia i nazwiska. Ten sam standard dotyczy dołączania numeru telefonu. Podaj tylko numer, pod którym można łatwo się z Tobą skontaktować lub gdzie istnieje możliwość zostawienia dla Ciebie wiadomości.

Krok 4: Adres wewnętrzny

Wewnętrzny adres zawiera imię i nazwisko oraz adres osoby, do której piszesz. Słowniki oksfordzkie udostępnia, że ta część listu powinna zaczynać się cztery wiersze poniżej nagłówka. Zacznij od tytułu i imienia i nazwiska odbiorcy. Jeśli nie znasz nazwiska tej osoby, możesz użyć tylko jej tytułu, ale najlepiej jest zaadresować list do konkretnej osoby. Pod nazwiskiem wpiszesz adres z wypisanymi wszystkimi słowami. Na przykład należy użyć słowa „Ulica”, a nie skróconego „st”.

Krok 5: Pozdrowienie

Pozdrowienie jest w zasadzie powitaniem, jak wtedy, gdy spotykasz kogoś osobiście i mówisz „Cześć”. Ta sekcja powinna zaczynać się dwie linie poniżej adresu wewnętrznego. Najczęściej używane pozdrowienie formalne, według pisać , to „Kochanie”. Następnie należy dołączyć tytuł i imię odbiorcy, po których następuje dwukropek. Na przykład możesz powiedzieć „Drogi Panie Jones:”

Krok 6: Ciało

Treść listu to twoja rzeczywista wiadomość. W oficjalnym piśmie możesz mieć od jednego do trzech akapitów w treści, w zależności od celu.

Akapit pierwszy – przedstaw siebie i swój cel pisania
Drugi akapit – podaj krótkie informacje wspierające Twój cel
Akapit trzeci – podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i odnieś się do wszelkich dostarczonych materiałów uzupełniających

Treść listu powinna być umieszczona dwie linie poniżej pozdrowienia, tak aby pominąć jedną linię między nimi.

Krok 7: Zamknięcie

Zakończenie to sposób, w jaki pożegnasz się w liście. Pomiń jedną linię za ciałem, a następnie napisz swoje zamknięcie. Po twoimfraza zamykającachcesz zostawić kilka wierszy poniżej, a następnie wpisz swoje imię i nazwisko. Miejsce, które opuścisz, będzie miejscem, w którym fizycznie podpiszesz list. Dopuszczalne formalne zamknięcia obejmują:

Z poważaniem
Z poważaniem
Wszystkiego najlepszego

Zawsze pamiętaj, aby po zamknięciu umieścić przecinek.

Krok 8: Edycja

Bardzo ważne jest sprawdzenie formatu, pisowni i gramatyki formalnego listu przed jego wysłaniem. Taka dbałość o szczegóły pokazuje etykę pracy i zdolność do realizacji. Jako punktu wyjścia możesz użyć opcji sprawdzania pisowni na komputerze. Gdy już to zrobisz, dobrze jest poprosić kogoś innego o zbadanie dokumentu. Następnie powinieneś sam sprawdzić list jeszcze raz przed zakończeniem. Podczas edycji Ty i wybrany przez Ciebie recenzent powinniście poszukać:

Poprawna pisownia i użycie słów
Poprawne znaki interpunkcyjne
Odstępy i czcionka
Użycie poprawnej gramatyki
Ton pisma - powinien być ciepły, pełen szacunku i profesjonalny
Bez słów slangowych i skurczów
Właściwy tytuł dla odbiorcy
Prawidłowe informacje kontaktowe nadawcy i odbiorcy

Najlepsze pierwsze wrażenie

Oficjalny list często daje pierwsze wrażenie na profesjonaliście, którego nie spotkałeś. Postępuj zgodnie ze standardowymi wytycznymi dotyczącymi formatowania, a zostaniesz potraktowany poważnie i szanowany.