Jeśli szukasz pracy, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz musiał wysłać swoje CV i list motywacyjny pocztą elektroniczną do kierownika ds. rekrutacji. Decydując o tym, jak podejść do procesu wysyłania tych ważnych dokumentów pocztą elektroniczną, należy wziąć pod uwagę preferencje odbiorcy, a także wyzwania, które mogą napotkać podczas wysyłania sformatowanego dokumentu pocztą elektroniczną.
Preferowana metoda przesyłania
Życiorysy i listy przewodnie można skutecznie wysyłać w treści wiadomości e-mail lub jako załączniki do plików. Chociaż najłatwiejszą opcją jest zazwyczaj dołączenie listu motywacyjnego do treści wiadomości e-mail z CV jako załącznika PDF, nie jest to preferowane przez wszystkie osoby lub firmy.
Powiązane artykuły- Przykłady listów motywacyjnych na studia
- Jak napisać świetny list motywacyjny
- Przykłady listów motywacyjnych z CV, które pokazują, jak się sprzedawać
Odpowiadanie na ogłoszenie
Jeśli odpowiadasz na ogłoszenie o pracy, które wymaga przesłania CV i listu motywacyjnego za pośrednictwem poczty e-mail, przyjrzyj się uważnie tekstowi, aby sprawdzić, czy określono preferowany format. Postępuj zgodnie z podanymi instrukcjami, w przeciwnym razie możesz zostać wykluczony z rozpatrzenia.
- Jeśli instrukcje określają na przykład umieszczenie informacji w treści wiadomości e-mail, nie wysyłaj załącznika. Niektóre firmy nie akceptują załączników od osób spoza firmy, a takie dokumenty mogą nawet nie przejść przez firmowy filtr spamu.
- Jeśli ogłoszenie wymaga złożenia jednego lub obu dokumentów jako załączników, postępuj zgodnie z tymi instrukcjami. Osoba, która otrzymuje e-maile, może po prostu drukować załączniki w imieniu osoby, która będzie je przeglądać w celu skonfigurowania rozmów kwalifikacyjnych.
Ogólne przesyłanie CV
Jeśli nie odpowiadasz na ogłoszenie o pracę, ale przesyłasz niechciane CV w nadziei, że przyciągnie uwagę kierownika ds. rekrutacji lub specjalisty HR, poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się, jaki format jest preferowany.
- Jeśli na spotkaniu networkingowym spotkasz kogoś, kto zasugeruje Ci przesłanie CV i listu motywacyjnego, zapytaj, czy preferuje przesyłanie dokumentów.
- Jeśli wysyłasz swoje CV jako „zimne wezwanie”, aby rozważyć zatrudnienie, skontaktuj się z firmą, aby dokładnie dowiedzieć się, do kogo należy wysłać dokument i jakiego adresu e-mail użyć, a także jaki format jest preferowany.
Opcje przesyłania
Gdy poznasz preferencje osoby lub organizacji, z którą się kontaktujesz, będziesz mógł przygotować swoje CV i list motywacyjny do wysłania pocztą elektroniczną. W oparciu o te preferencje wybierzesz jedną z czterech opcji.
- List motywacyjny w treści e-maila, CV jako załącznik
- List motywacyjny i CV w treści wiadomości e-mail
- List motywacyjny i CV jako osobne załączniki
- List motywacyjny i CV w tym samym dokumencie jako pojedynczy załącznik single
List motywacyjny
Treść wiadomości e-mail
W przypadku listów motywacyjnych, które zostaną zawarte w treści wiadomości e-mail:
- Przygotuj list motywacyjny w programie Word lub innym edytorze tekstu.
- Dokładnie sprawdź i sprawdź pisownię przed skopiowaniem i wklejeniem do edytora e-maili.
- Dokonaj wszelkich zmian odstępów niezbędnych do zachowania nienaruszonej struktury akapitu za pomocą klawiszy strzałek i powrotu.
- Jeśli dołączasz zarówno list motywacyjny, jak i CV w treści wiadomości e-mail, list motywacyjny powinien pojawić się jako pierwszy.
przywiązanie
W przypadku załączników do listu motywacyjnego:
z jakimi znakami są kompatybilne Wodnik
- Przygotuj list w swoim ulubionym edytorze tekstu, tak jak każdy list biznesowy.
- Dokładnie sprawdź dokument i sprawdź pisownię przed finalizacją.
- Upewnij się, że format jest atrakcyjny wizualnie i będzie wyglądał atrakcyjnie po wydrukowaniu; upewnij się, że wygląda wystarczająco dobrze, aby wysłać go na papierze.
- Przekonwertuj list na dokument PDF przed dołączeniem go do wiadomości e-mail, aby mieć pewność, że odbiorca może go otworzyć i zobaczyć zgodnie z zamierzeniami.
- Użyj opisowej nazwy pliku, takiej jak imię i nazwisko oraz fraza „list motywacyjny”.
- Dołącz list do wiadomości e-mail za pomocą odpowiedniego polecenia w edytorze wiadomości e-mail, które zwykle jest dołączone do ikony, która wygląda jak spinacz do papieru.
Wznawianie
Treść wiadomości e-mail
W przypadku CV zawartych w treści wiadomości e-mail:
- Jeśli Twoje CV znajduje się w treści wiadomości e-mail, prawdopodobnie jest też list motywacyjny. List motywacyjny powinien być pierwszy i najlepiej wstawić linię na końcu listu, aby oddzielić go od CV.
- Utwórz swoje CV w dokumencie do edycji tekstu, pamiętając o dokładnym sprawdzeniu go przed przeniesieniem do szablonu wiadomości e-mail.
- Sformatuj dokument tak, aby karty nie były potrzebne (ponieważ prawdopodobnie nie będą układać się tak, jak zamierzałeś na komputerze odbiorcy).
- Najłatwiej to zrobić, umieszczając nagłówki na lewym marginesie pogrubionym tekstem bezpośrednio nad sekcjami tekstu, które opisują.
- Alternatywnie możesz ustawić swoje CV w tabeli, ale jeśli to zrobisz, będziesz chciał, aby kontury komórek były niewidoczne. W ten sposób zachowasz odstępy nawet wtedy, gdy Twoja wiadomość zostanie przesłana.
- Skopiuj swoje CV do szablonu wiadomości e-mail.
- Wyślij go do siebie e-mailem, aby sprawdzić, czy po otrzymaniu wygląda dobrze. Jeśli wygląda dobrze, wyślij go do kilku znajomych, którzy korzystają z innych systemów poczty e-mail, abyś mógł się zorientować, jak będzie wyglądał dla odbiorcy.
przywiązanie
W przypadku CV wysyłanych jako załącznik:
- Wysyłając CV jako załącznik, możesz być bardziej kreatywny w zakresie formatowania niż w przypadku przesyłania go w treści wiadomości e-mail.
- Utwórz swoje CV w swoim ulubionym programie do edycji tekstu, konfigurując go według nagłówków, zakładek i wypunktowań.
- Dokładnie sprawdź dokument, upewniając się, że nie ma wszelkiego rodzaju błędów (pisownia, gramatyka, styl, jasność, dokładność itp.).
- Gdy masz pewność, że dokument jest poprawny, sfinalizuj go do wysłania, konwertując go do pliku PDF, aby mieć pewność, jak dokument będzie wyglądał dla osoby, która go otrzyma.
- Użyj opisowej nazwy pliku, takiej jak „życiorys Boba Jonesa” (używając swojego imienia i nazwiska).
- Dołącz go do wiadomości e-mail za pomocą odpowiedniego polecenia w edytorze wiadomości e-mail, zwykle reprezentowanego przez ikonę spinacza do papieru.
Połączony list motywacyjny/załącznik do CV
Łącząc list motywacyjny i CV w jeden dokument, który zostanie wysłany jako załącznik:
- Utwórz list w swoim ulubionym edytorze tekstu, upewniając się, że jest sformatowany tak, aby dobrze wyglądał, gdybyś go wydrukował.
- Wstaw podział strony na dole listu.
- Pod podziałem strony utwórz swoje CV lub skopiuj je z innego dokumentu.
- Sprawdź uważnie, upewniając się, że oba dokumenty są dobrze napisane, dokładne i wolne od błędów.
- Przekonwertuj gotowy dokument na plik PDF, ponownie, aby upewnić się, że formatowanie pozostaje takie, jak je skonfigurowałeś, bez względu na to, jakiego oprogramowania używa osoba, która go wyświetla.
- Dołącz go do wiadomości e-mail.
Konwersje PDF dla załączników
Nie pomijaj kroku konwersji CV lub listu motywacyjnego do formatu PDF, jeśli wysyłasz jeden dokument (lub oba) jako załącznik. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz, że Twoja ciężka praca zostanie zanegowana przez marginesy ustawione inaczej na komputerze odbiorcy lub dokument będzie nieczytelny, ponieważ trafi do kogoś, kto nie ma edytora tekstu, który jest kompatybilny z twoim.
Jeśli Twój edytor tekstu nie daje opcji „Zapisz jako” w celu przekonwertowania dokumentów na pliki PDF w celu wykorzystania ich jako załączników, możesz pobrać PrimoPDF , darmowy program do konwersji, który jest łatwy w użyciu.
Treść wiadomości dla załączników
Jeśli wysyłasz zarówno swoje CV, jak i list motywacyjny jako załączniki, niezależnie od tego, czy znajdują się one w jednym pliku, czy w dwóch, musisz umieścić tekst w treści wiadomości e-mail. Jeśli wyślesz pustą wiadomość z jednym lub dwoma załącznikami, może to spowodować uruchomienie filtrów antyspamowych w celu wykluczenia wiadomości, a także może uniemożliwić odbiorcy otwarcie załączników, nawet jeśli Twoja wiadomość przejdzie. Rozważ dołączenie tekstu w następujący sposób:
Pan Smith,
Prosimy o zapoznanie się z załączonym CV i listem motywacyjnym, przesłanymi w odpowiedzi na Twoje ogłoszenie w serwisie CareerBuilder, dotyczące asystenta administracyjnego.
Pozdrowienia,
Sally Ktoś
stwórz swoją wymarzoną dziewczynę ze zdjęciami
Wskazówki dotyczące wiersza tematu
Wybór odpowiedniego tematu do CV i listu motywacyjnego jest tak samo ważny jak jakość samych dokumentów. Wybierz wiersz tematu, który ułatwi odbiorcy wyszukiwanie Twojej korespondencji w jego skrzynce odbiorczej. Jeśli odpowiadasz na konkretne otwarcie, zastanów się nad czymś takim jak „John Doe – Wniosek o księgowość”. Jeśli nie odpowiadasz na reklamę, odpowiednie może być coś takiego jak „Jill Alltrades – Wznów do rozważenia”. Kluczem jest podanie swojego imienia i nazwiska oraz podgląd celu wiadomości.
