Podczas opracowywania zasad i procedur dla własnej firmy bardzo korzystne może być najpierw zapoznanie się z przykładami tego typu dokumentów. Oczywiście ostateczna wersja musi odzwierciedlać rzeczywiste praktyki Twojej firmy, ale warto zacząć od inspiracji już istniejącym dokumentem, zamiast zaczynać od pustego ekranu. Przed wdrożeniem nowej zasady poproś radcę prawnego swojej firmy o sprawdzenie jej zgodności z obowiązującymi przepisami federalnymi, stanowymi i lokalnymi. Przedstawione tutaj próbki służą wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowią porady prawnej.
Przykładowa polityka obecności
Polityka obecności firmy powinna określać kluczowe terminy, określać procedury zgłaszania nieobecności i szczegółowo określać mające zastosowanie konsekwencje.
Powiązane artykuły- Podejścia do rozwoju pracowników
- Demotywatory w miejscu pracy
- Japońska kultura biznesu
Przykładowa polityka obecności
Przykładowe procedury płacowe
Celem tego typu polityki jest zdefiniowanie okresu wypłaty firmy, określenie terminów wypłaty oraz podanie szczegółów dotyczących podatków od wynagrodzeń oraz sposobu raportowania czasu pracy przez pracowników. Wskazane jest również uwzględnienie sposobu postępowania z zajęciem i poinformowanie pracowników o obowiązku utrzymywania aktualnego adresu dla celów podatkowych.
Procedury płacowe
Przykładowe zasady korzystania z kart kredytowych
Jeśli wydajesz pracownikom firmowe karty kredytowe, konieczne jest, aby podpisali się na zasadach, które określają wytyczne dotyczące użytkowania.
Zasady korzystania z karty kredytowej
Zasady dotyczące ubioru
Dobrym pomysłem jest zapewnienie pisemnej polityki, która określa oczekiwania dotyczące odzieży w miejscu pracy. Przykładowa polityka przedstawiona tutaj nakreśla podejście biznesowe nieformalne, chociaż można je dostosować do potrzeb każdego miejsca pracy.
Business casual dress code
Zasady dotyczące czasu wolnego
Niezależnie od tego, czy Twoja firma oferuje płatny czas wolny (PTO), czy połączenie zwolnienia lekarskiego i urlopu, ważne jest, aby jasno określić procedury korzystania. Dodatkowo, jeśli Twoja firma jest pracodawcą objętym ubezpieczeniem zgodnie z Ustawą o urlopie medycznym rodzinnym (FMLA), musisz również mieć (i przestrzegać) pisemną politykę FMLA.
- Płatny urlop : Ta przykładowa polityka zawiera jasny opis sposobu zarabiania i naliczania czasu wolnego, maksymalnej ilości czasu wolnego, jaki można naliczyć, sposobu jego wypłaty, gdy ktoś odchodzi z firmy i jak zaplanować czas wolny.
- Zwolnienie lekarskie : Ta polityka jasno wyjaśnia, w jaki sposób pracownicy zarabiają na zwolnieniu chorobowym i na jakich warunkach można z niego skorzystać. Zawiera również szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób pracownicy, którzy muszą skorzystać ze zwolnienia lekarskiego, muszą powiadomić pracodawcę i jakiego rodzaju dokumenty muszą być dostarczone.
- Wakacje : Ten dokument jest przykładem polityki firmy dotyczącej czasu urlopu. Zawiera szczegółowe informacje na temat kwalifikowalności i naliczania, a także procedury wnioskowania o zgodę na wykorzystanie czasu wolnego naliczonego w ramach polityki.
- FMLA : Ta polityka FMLA zawiera informacje związane z uprawnieniami do FMLA, wydarzeniami kwalifikacyjnymi, certyfikacją i nie tylko. Twoje procedury certyfikacyjne powinny wymagać użycia oficjalnegoFormularze FMLAdostępne za pośrednictwem Departamentu Pracy (DOL).
Zasady bezpieczeństwa w miejscu pracy
Bezpieczeństwo jest ważne we wszystkich środowiskach pracy, chociaż wymagania polityki różnią się znacznie w zależności od charakteru i poziomu ryzyka związanego z rodzajem wykonywanej pracy.
- Bezpieczeństwo budowy : Ten przykład został napisany w celu zaspokojenia potrzeb bezpieczeństwa specyficznych dla placów budowy.
- Bezpieczeństwo opieki zdrowotnej : Przejrzyj faktyczne zasady bezpieczeństwa stosowane przez firmę Johns Hopkins Medicine, aby dowiedzieć się, co należy uwzględnić w dokumentacji organizacji opieki zdrowotnej.
- Bezpieczeństwo w biurze : Chociaż środowiska biurowe nie są najbardziej niebezpiecznymi wymaganiami w pracy, nadal istnieje ryzyko. Ta próbka dotyczy typowych problemów związanych z bezpieczeństwem w tego typu miejscach pracy.
- zdrowie i bezpieczeństwo : Przykłady dostarczone przez Stowarzyszenie Zdrowia i Bezpieczeństwa Infrastruktury (IHSA) obejmują szeroki zakres środowisk pracy.
- Bezpieczeństwo i użytkowanie floty pojazdów : Dostarczona przez firmę ubezpieczeniową, ta szeroka polisa reguluje użytkowanie pojazdów należących do firmy.
Zasady dotyczące narkotyków i alkoholu
Ważne jest, aby mieć politykę, która określa stanowisko firmy w sprawie nadużywania substancji i określa wszelkie procedury testowania narkotyków i alkoholu. Twój dostawca ubezpieczeń odszkodowawczych prawdopodobnie ma standardową polisę dotyczącą narkotyków i alkoholu, którą zaleca lub wymaga. . . Jeśli nie, może się okazać, że jeden z nich będzie odpowiedni.
- Nadużywanie substancji odurzających : Ta polityka szczegółowo opisuje procedury przeprowadzania testów na obecność narkotyków i alkoholu przed zatrudnieniem, opartych na przyczynach i losowych, a także zakazy, procedury i konsekwencje naruszeń zasad.
- Miejsce pracy wolne od narkotyków : Ten przykład idzie nieco dalej i obejmuje takie kwestie, jak zachowanie poza służbą, które może wpłynąć na reputację firmy i stosowanie leków wydawanych na receptę, które nie są przepisywane danej osobie.
Uwaga: jest to obszar, który szybko się zmienia, jeśli chodzi o wymagania regulacyjne. Powinieneś być świadomy Zasada OSHA uchwalona w 2016 r. ogranicza to prawo pracodawców do wymagania kompleksowych testów narkotykowych po wypadku. Należy również pamiętać, że są stany, w których pracodawcy nie mogą egzekwować polityki antynarkotykowej dla pracowników cierpiących na schorzenia.
Zasady i procedury kadrowe
Dla każdej firmy ważne jest posiadanie określonych zasad i procedur regulujących proces selekcji pracowników. Pomaga to zapewnić, że kandydaci są traktowani sprawiedliwie, a firma spełnia wymagania dotyczące równych szans zatrudnienia (EEO).
- Procedury przed zatrudnieniem : Ten dokument określa wszystkie aspekty procesu poprzedzającego zatrudnienie, takie jak przyjmowanie wniosków; jakie informacje muszą dostarczyć potencjalni pracownicy; w jaki sposób przeprowadzane są rozmowy kwalifikacyjne, kontrole przeszłości, testy narkotykowe i inne badania przed zatrudnieniem; i jak składane są oferty pracy.
- Rekrutacja i selekcja : Tutaj znajdziesz procedury, co zrobić po zidentyfikowaniu potrzeby zatrudnienia większej liczby pracowników, takie jak publikowanie ofert pracy (wewnętrzne/zewnętrzne), przeglądanie życiorysów lub aplikacji, rozmowy kwalifikacyjne, selekcja kandydatów i oferowanie stanowisk.
- Zewnętrzna polityka rekrutacyjna : Procedura zatrudniania kandydatów zewnętrznych to nie to samo, co zajmowanie się awansami wewnętrznymi. Ta przykładowa polityka określa podejście do zarządzania tym podejściem do zatrudniania w ustrukturyzowany sposób.
- Wytyczne dotyczące wywiadu : Ten przegląd dla menedżerów zatrudniających do wykorzystania podczas przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych obejmuje wszystkie aspekty procesu rozmowy kwalifikacyjnej, od zawężenia kandydatów na podstawie obowiązków i priorytetów pracy po faktyczne planowanie i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych.
Nowe zasady i procedury dotyczące zatrudniania
Wskazane jest posiadanie ustrukturyzowanego procesu dla różnych faz procesu nowego zatrudniania.
- Nowy pracownik : Ta przykładowa polityka określa krok po kroku, co HR i menedżerowie powinni zrobić w ramach przygotowań do przyjęcia nowego pracownika, a także kroki, które należy podjąć w początkowym okresie zatrudnienia.
- Orientacja na pracownika : Ten ogólny przegląd opisuje ramy czasowe i obowiązki związane z orientacją pracowników. Rozważ zaadaptowanie tej przykładowej orientacji na pracownika i listy kontrolnej dla nowych pracowników jako konkretnych procedur.
- Nowe procedury mentoringowe dla pracowników : Jeśli Twoja firma posiada formalny program mentoringu dla nowych członków zespołu, korzystne może być przygotowanie formalnego dokumentu dotyczącego procedur, określającego oczekiwania i wytyczne. Przejrzyj ten przykład z college'u społecznościowego, aby rozpocząć.
Polityka dotycząca sprzętu technologicznego
Dobrze napisana polityka opisuje konkretne zasady, których należy przestrzegać i kto musi ich przestrzegać. W większości przypadków wszyscy pracownicy muszą przestrzegać pisemnych zasad i procedur. Niektóre zasady dotyczą tylko pracowników kierowniczych lub etatowych.
- Korzystanie z komputera : Dostarczona przez Association of Corporate Counsel, ta polityka użytkowania komputera może być korzystna, jeśli szukasz dość prostej polityki, która określa podstawowe zasady.
- Korzystanie z Internetu, poczty e-mail i komputera : Jeśli chcesz przejrzeć bardziej złożoną politykę technologiczną, dobrym przykładem jest ten dokument Texas Workforce Commission.
- Media społecznościowe : We współczesnym świecie biznesu niezbędna jest polityka w zakresie mediów społecznościowych. Jakakolwiek polityka, którą przyjmiesz, musi być zgodna z Wytyczne Krajowej Rady ds. Stosunków Pracy (NLRB) .
- Telefony komórkowe : Ta przykładowa polityka dotycząca telefonów komórkowych/smartfonów zawiera wskazówki dotyczące korzystania z osobistych telefonów komórkowych w miejscu pracy, a także z urządzeń mobilnych należących do firmy.
- Telekomunikacja : Niektóre firmy ustanawiają politykę telekomunikacyjną odrębną od innych polityk opartych na technologii. Jeśli jest to coś, czym interesuje się Twoja organizacja, rozważ zapoznanie się z tymi zasadami stosowanymi przez uniwersytet w Kalifornii.
Kluczowe zalety pisemnych polityk
Wdrażanie pisemnych zasad niesie za sobą szereg korzyści dla pracodawców. Jedną z głównych zalet jest to, że unikasz niespójności. Pisemna polityka daje kierownikom i przełożonym jasne wskazówki dotyczące postępowania w określonych sytuacjach w pracy. Jeśli pracownik jest chronicznie spóźniony, polityka określa konsekwencje.
Oczywiście posiadanie pisemnych zasad i procedur to dopiero początek – przełożeni muszą faktycznie ich przestrzegać i konsekwentnie je egzekwować. Kiedy menedżerowie przestrzegają pisemnych zasad, można uniknąć sytuacji, w której jeden kierownik zwalnia spóźnialskiego pracownika, a inny tylko ostrzega spóźnialskiego pracownika, co może stworzyć niesprawiedliwe lub dyskryminujące środowisko.
Umieszczenie zasad na piśmie pozwala pracownikom dokładnie wiedzieć, co muszą zrobić, aby zachować dobrą opinię. Jednym z najlepszych sposobów wykorzystania podręcznika polityki jest podpisanie przez nowych pracowników oświadczenia potwierdzającego przeczytanie i zgodę na przestrzeganie zawartych w podręczniku zasad. Jeśli ktoś złamie którąś z zasad, masz dowód, że naruszający ją pracownik znał zasady z wyprzedzeniem i powinien zostać pociągnięty do odpowiedzialności za swoje czyny.
Znaczenie przeglądu prawnego
Nigdy nie używaj przykładowych zasad i procedur, które można znaleźć w Internecie, ponieważ każda przyjęta przez Ciebie polityka musi odzwierciedlać rzeczywiste praktyki w Twojej firmie. Muszą również być zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami i regulacjami, a wymagania dotyczące zgodności mogą być istotne w stanach i lokalnych. Zawsze należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem z doświadczeniem w zakresie prawa pracy przed sfinalizowaniem zasad i procedur, niezależnie od tego, czy są to pojedyncze dokumenty, czy też połączone w celu utworzenia podręcznika pracownika lub podręcznika procedur.
